Les bases de données sont le cœur même de Notion : Presque tout ce que vous créez dans le service est une base de données. Étant donné qu’il s’agit d’un service collaboratif, ces bases de données peuvent être modifiées par toute personne disposant d’un accès en écriture. C’est intentionnel, mais cela peut aussi être frustrant.

Disons que vous avez créé la base de données parfaite pour une entrée de projet dans Notion. Vous avez passé des heures à la créer pour aider vos équipes à travailler efficacement. Cette base de données sert peut-être de bible de documentation pour le projet ou d’un tableau de bord. Vous pourriez penser que le verrouillage d’une base de données empêcherait un utilisateur de faire des modifications. Ce n’est pas le cas.

VOIR : Kit d’embauche : Chef de projet (TechRepublic Premium)

Meilleurs logiciels pour les entreprises

• Le meilleur logiciel de paie pour votre petite entreprise
• Les meilleurs systèmes de suivi des candidatures
• Les 10 meilleurs logiciels antivirus pour les entreprises
• Les 10 meilleurs logiciels et outils de gestion de projet

Imaginons maintenant que vous avez créé le tableau de bord parfait pour votre équipe. Ce tableau de bord est une œuvre d’art, et vous savez que le moindre changement pourrait entraîner des heures de dépannage. Lorsque vous verrouillez la base de données pour ce tableau de bord, personne ne peut modifier les propriétés du tableau de bord. Ils peuvent toujours interagir avec celui-ci – en ajoutant de nouvelles tâches et en déplaçant des tâches – mais ils ne peuvent pas faire un seul changement à la base de données du tableau de bord, sauf si vous déverrouillez la base de données.

Cette fonctionnalité devrait être considérée comme indispensable pour tout chef de projet qui travaille avec Notion. Vous voulez pouvoir empêcher les utilisateurs de modifier vos bases de données. Voici le flux de travail :

• Vous créez la base de données pour votre tableau de bord.
• Vous verrouillez la base de données.
• Les utilisateurs utilisent le tableau de bord sans pouvoir modifier les propriétés de la base de données.
• Vous constatez une amélioration que vous pourriez apporter au tableau de bord.
• Vous déverrouillez la base de données et l’ajustez lorsque personne n’utilise l’outil.
• Vous verrouillez à nouveau la base de données.
• Tout le monde commence à utiliser le tableau de bord amélioré.

C’est le flux de travail dont vous avez besoin dans Notion, mais comment faire ?

Ce dont vous aurez besoin pour verrouiller une base de données Notion

Vous n’aurez besoin que d’un compte Notion valide et d’une base de données à verrouiller. Cette base de données peut prendre la forme de n’importe quoi dans Notion, comme un tableau de bord, une tâche, un calendrier, un tableau ou une galerie. Je vais vous montrer comment faire à partir de l’application de bureau, mais les étapes sont les mêmes sur la version basée sur le web de la plateforme.

Comment verrouiller une base de données dans Notion

Connectez-vous à votre compte Notion, puis localisez la base de données que vous souhaitez verrouiller. Dans mon exemple, je vais verrouiller la base de données pour un Tableau de bord – Par statut. Avec Notion ouvert, vous devriez voir cela répertorié dans les Favoris ( Figure A ).

Figure A

Le panneau Notion Favoris.

Avec le Tableau de bord ouvert, vous devriez voir un bouton de menu à trois points dans le coin supérieur droit. Cliquez sur ce bouton et, dans le menu contextuel qui apparaît ( Figure B ), vous devriez voir l’entrée Verrouiller la base de données.

Figure B

Le menu Notion comprend l’entrée Verrouiller la base de données.

Cliquez sur Verrouiller la base de données dans ce menu pour verrouiller la base de données. À ce stade, personne ne peut modifier la base de données, et vous seul avez le pouvoir de la déverrouiller. Une fois la base de données verrouillée, vous verrez « Verrouillée » en haut de la fenêtre ( Figure C ).

Figure C

Notre base de données Notion est maintenant verrouillée.

Comment déverrouiller une base de données dans Notion

Déverrouiller la base de données est tout aussi facile : ouvrez à nouveau le menu et sélectionnez Déverrouiller la base de données. N’oubliez pas, seul vous pouvez le faire, et vous ne devriez le faire que lorsque vous êtes certain que personne n’utilise la base de données. Si vous la déverrouillez au hasard, vous pourriez le faire à un moment où un autre utilisateur pourrait modifier les propriétés de la base de données. Vous ne voulez pas cela, alors utilisez cette fonctionnalité à bon escient.

Conclusion

C’est tout ce qu’il faut pour verrouiller une base de données Notion et la raison pour laquelle vous souhaiteriez utiliser cette fonctionnalité. C’est un excellent moyen d’empêcher quiconque de modifier accidentellement les fonctionnalités que vous créez dans vos espaces de travail Notion.

Abonnez-vous à la chaîne YouTube de TechRepublic How To Make Tech Work pour obtenir tous les derniers conseils technologiques pour les professionnels de Jack Wallen.

Infolettre quotidienne Tech Insider

Restez au courant des dernières informations technologiques grâce à l’infolettre Daily Tech Insider. Nous vous présentons les informations sur les entreprises, les produits et les personnes de premier plan du secteur, ainsi que des articles, des téléchargements et des ressources phares. Vous recevrez des informations de base sur les sujets technologiques d’actualité pour vous aider à rester en avance sur le reste.

Livrée en semaine Inscrivez-vous dès aujourd’hui