Image: Andy Wolber Fin 2022, Google a ajouté la possibilité de personnaliser Messages Gmail envoyé en mode multi-send. Cela signifie que vous pouvez maintenant insérer un @firstname, @lastname, @fullname ou @email champ dans un e-mail multi-send, et le système fusionnera les données de champ correspondant à partir du fichier Google Contact du destinataire. Plus important encore, lorsque Google a annoncé la fonctionnalité, l’entreprise a également indiqué que «le soutien pour les tags de fusion de courrier personnalisés à l’aide de feuilles de calcul» sera ajouté à l’avenir.
Le mode Multi-Envoyer est disponible pour les personnes qui utilisent:
- Google Workspace Individuel.
- Google Workspace Business Standard ou Plus.
- Google Workspace Enterprise Starter, Standard ou Plus.
- Google Workspace Education Editions Standard ou Plus. En outre, un administrateur Google Workspace doit activer la fonction en paramétrant Permettre le mode Multi-Envoyer à ON dans la console Admin à Apps | Google Workspace | Gmail | Paramètres d’utilisateur | Mode Multi-Envoyer.
Comment gérer une liste de destinataires dans Google Contacts
Une fusion multi-send Gmail s’appuie sur des données dans Google Contacts, assurez-vous que vous avez des informations correctes pour chaque champ de contact que vous comptez utiliser dans votre fusion multi-sens. Si vous devez importer des informations dans Google Contacts, vous pouvez télécharger un Modèle fourni par Google pour vous assurer que vous avez des données dans les champs corrects pour une importation .csv. Open Contacts Google dans un navigateur de classe de bureau pour examiner les champs de données ( Figure A ) utilisé dans le processus de fusion de courrier:
- Préfixe
- Prénom
- Nom
- Suffix
- Email Figure A
Tout d’abord, assurez-vous que les données pour chaque destinataire sont correctes dans Google Contacts avec un examen des champs de nom et d’email. Pour faciliter l’utilisation, vous voudrez peut-être étiqueter des contacts, afin que vous puissiez plus tard sélectionner cette étiquette pour ajouter tous les contacts associés dans un champ de destinataire de courriel. Tout d’abord, assurez-vous que les données pour chaque destinataire sont correctes dans Google Contacts avec un examen des champs de nom et d’email. Pour faciliter l’utilisation, vous voudrez peut-être étiqueter des contacts, afin que vous puissiez plus tard sélectionner cette étiquette pour ajouter tous les contacts associés dans un champ de destinataire de courriel.
Dans la plupart des cas, vous voudrez également créer une étiquette de contact (p. ex., la Newsletter comme indiqué dans Figure A ), puis ajouter cette étiquette à chaque contact que vous souhaitez inclure sur cette liste. Cela permet alors de sélectionner l’étiquette dans le champ destinataire de Gmail pour ajouter tous les contacts avec cette étiquette à la liste des destinataires. Vous pouvez sélectionner la case à gauche de chaque contact pour un ensemble de contacts, sélectionner l’icône de l’étiquette (au-dessus de la liste des contacts), puis choisir votre étiquette de contact et sélectionner Appliquer pour ajouter l’étiquette à l’ensemble sélectionné des contacts.
SEE: Comment gérer vos contacts Google (TechRepublic)
Assurez-vous que vos listes de destinataires ne dépassent pas les limites ou les règles d’envoi de Gmail. Une contrainte numérique notable est que le nombre maximum de destinataires pour un courriel multi-send est de 1500 adresses e-mail. Si vous envoyez cette quantité d’e-mail à partir d’une adresse organisationnelle, vous serez en mesure d’envoyer 500 messages supplémentaires ce jour-là avant d’atteindre la limite globale quotidienne de 2 000 messages.
SEE: Comment envoyer des emails de masse de Gmail (TechRepublic)
L’autre règle importante est de ne pas envoyer de spam: Assurez-vous que les personnes que vous envoyez sont des personnes qui veulent recevoir votre email. Par défaut, chaque email multi-send comprend un lien «Souscrire» qui permet à un destinataire de se retirer de cette liste. Cependant, lorsque vous envoyez un courriel à l’interne — à des personnes au sein de votre organisation — la désinscription peut ne pas être une option. En d’autres termes, les gens peuvent ne pas être en mesure de se désabonner d’un message interne à plusieurs intentions, comme les courriels moins utiles d’un dirigeant de votre organisation qui a maîtrisé l’art de la missive sans sens. Si vous souhaitez vraiment ne jamais voir de courriel d’une personne particulière dans votre organisation, vous pouvez configurer un filter pour archiver automatiquement les courriels sélectionnés.
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Comment insérer des champs de fusion de courrier dans un Gmail multi-end
Pour créer un nouvel e-mail multi-end, vous aurez besoin d’utiliser un navigateur de classe de bureau, comme Google Chrome comme suit:
- Va à Gmail.
- Sélectionnez le bouton Compose dans la partie supérieure gauche. (Si le bouton n’est pas affiché, sélectionnez l’option de menu de ligne horizontale dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Mail.) Sinon, si les raccourcis clavier ont été activés, appuyez sur la touche c.
- Sélectionnez l’icône multi-end de la partie inférieure droite des icônes de menu composer, comme le montre la boîte rouge dans Figure B . L’icône apparaît comme une enveloppe placée devant une autre enveloppe. Une boîte de texte indique que « Vous utilisez le mode multi-send » avec un texte supplémentaire et un lien pour en savoir plus.
Figure B
Entrez le mode multi-send, puis sélectionnez les destinataires, ajoutez un sujet et entrez le contenu. Tapez la touche @ dans le texte du corps de courriel pour accéder aux options de tag de fusion de courrier, qui vous permettent d’insérer des champs de fusion personnalisés. 4. Ajoutez des destinataires (p. ex., un ensemble de destinataires via une étiquette Google Contact), un sujet et un contenu de courriel, bien que vous pourriez dans n’importe quel Gmail standard. 5. Déplacez votre curseur dans la zone de texte de l’e-mail à l’endroit où vous souhaitez insérer votre champ de fusion, puis tapez @ pour accéder aux balises de fusion de courrier disponibles, comme le montre le cercle rouge dans Figure B . En mars 2023, ils comprennent @firstname, @lastname, @fullname et @email. 6. Sélectionnez l’étiquette d’email souhaitée dans la liste.
Après avoir entré tout votre contenu de messagerie multi-end, sélectionnez le bouton Continuer. À ce stade, vous pouvez sélectionner:
- Annuler, qui vous permet de revenir à l’édition de votre email,
- Envoyer l’aperçu, pour transmettre une copie de votre email à votre propre boîte de réception, afin que vous puissiez examiner attentivement le contenu de l’email, ou
- Envoyez tout, pour effectuer la fusion, qui envoie un courriel à chaque destinataire sélectionné. Comme, par définition, les emails multi-sends vont à de nombreux destinataires, assurez-vous de prévisualiser chaque message avant d’envoyer. Inévitablement, les typos, les erreurs, les omissions et les dates/temps incorrects ont tendance à rester bien cachés et seulement se révéler après que vous appuyez sur Envoyer. Utilisez l’option de prévisualisation Send, combinée avec une correction minutieuse pour minimiser les erreurs.
Si un ou plusieurs destinataires manquent de données dans une balise de fusion que vous avez utilisée, le système vous permettra de saisir une alternative par défaut (p. ex., texte à utiliser lorsque aucun premier ou nom de famille n’est présent) ou de retourner à l’ébauche et de modifier la liste des destinataires pour ajouter les données manquantes ou supprimer le destinataire. Par exemple, si votre e-mail commence, « Salut @premier nom!» vous pouvez choisir «il y a» pour les contacts qui manquent d’un prénom entré, qui aboutit à “Hi there!” texte à ces contacts.
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