Maintenir un répertoire avec des opérations et des procédures de routine est utile pour les administrateurs informatiques et les opérateurs pour dépanner et gérer les systèmes.

Votre serveur pourrait s’écraser ou descendre à tout moment, vous laissant impuissant et entravant vos processus opérationnels.

Cette situation est commune, et la raison pourrait être le manque d’automatisation et de compétences requises au sein de l’équipe.

Si vous faites face à cette situation fréquemment, un manuel efficace et détaillé peut vous aider à éviter toute perturbation dans votre entreprise.

Les professionnels de l’informatique comme les opérateurs et les administrateurs peuvent créer un répertoire qui sert de guide avec des instructions détaillées.

Avoir un manuel de votre côté vous aidera à résoudre des problèmes urgents et communs ainsi que des tâches répétitives. Il aidera également à éviter toute inconvénient pour les clients.

Dans cet article, je vais discuter de ce qu’est exactement un runbook, pourquoi vous en avez besoin, et comment en créer un.

Commençons !

Qu’est-ce qu’un Runbook ?

Un répertoire est une procédure ou une référence documentée étape par étape qui est conçue par les professionnels de l’informatique pour exécuter diverses tâches répétitives, de routine et de résoudre des problèmes communs. C’est un guide pratique que les administrateurs informatiques, les CNO et les exploitants suivent et utilisent pour rencontrer des problèmes et automatiser des tâches pour permettre des opérations efficaces.

Les Runbooks sont bénéfiques pour tout le monde dans l’équipe informatique, qu’il soit expérimenté ou nouveau, car il fournit des instructions détaillées pour diverses tâches et vous permet de les résoudre rapidement. Vous pouvez en apprendre et suivre les étapes pour résoudre avec précision les problèmes soudains qui peuvent venir.

De plus, les manuels sont disponibles sous forme de livre physique et de documents électroniques et stockés dans les systèmes des professionnels de l’informatique. Ainsi, si vous rencontrez une panne de serveur ou le site Web Certificat SSL doit être renouvelé, toute personne de l’équipe informatique peut suivre le guide et accomplir les tâches nécessaires.

Dans les situations d’urgence, un manuel peut aider une équipe à aborder rapidement le problème plutôt que d’attendre que les ingénieurs principaux le résolvent. Il est très efficace et précis car il est basé sur des expériences antérieures.

Runbook permet aux cadres supérieurs de l’équipe de partager leurs connaissances et leur expérience sur diverses tâches avec les membres juniors. Il permet aux juniors de résoudre facilement les problèmes communs sans avoir à leur demander de nouveau et encore pour les mêmes questions.

Avantages de l’utilisation d’un Runbook

Runbook est utilisé dans de nombreuses organisations car il offre de nombreux avantages aux utilisateurs et à toute l’équipe. Voici quelques avantages :

Plus facile à suivre

Avoir un manuel pour votre tâche quotidienne répétitive et les questions fréquentes est très bénéfique car il est assez facile de suivre pour résoudre les problèmes et exécuter des tâches répétitives. Ils viennent aussi pour le quotidien d ’ affaires comme les demandes de service, les mises à jour de patch serveur et les mises à jour de routine.

Comme il documente tous les processus étape par étape, il aide tout le monde dans l’équipe à accomplir les tâches même quand ils sont les moins expérimentés.

Amélioration de la maintenance des TI

Lorsque vous utilisez un manuel pour votre équipe informatique, il lisse beaucoup de tâches quotidiennes répétitives comme les mises à jour système, l’amélioration des certificats, l’entretien des serveurs, et bien plus encore. Plusieurs tâches informatiques sont trop laborieuses et prennent beaucoup de temps pour effectuer manuellement.

Cependant, un manuel automatise beaucoup de tâches complexes effectuées quotidiennement sans avoir besoin d’une assistance dédiée. Un manuel, lorsqu’il est intégré de manière appropriée à l’exploitation, améliore l’entretien des TI par une grande marge.

Réduction du coût de gestion des incidents informatiques

IT gestion des incidents est un mal de tête pour de nombreuses organisations parce qu’il ralentit votre entreprise et provoque une perturbation de votre expérience client. Il y a des occasions où vous êtes confronté à de nombreux problèmes informatiques complexes, et votre entreprise peut se terminer brusquement.

Vous devrez alors prendre l’aide de professionnels de l’informatique hautement qualifiés pour résoudre le problème. Cependant, lorsque vous disposez d’un cahier de conduite dûment documenté, votre équipe sera en mesure de résoudre le problème sans beaucoup de tracas. Importantement, si des incidents informatiques spécifiques sont automatisés ou semi-automatisés, votre équipe non technique peut résoudre le problème plus rapidement.

Revenu global amélioré

Les Runbooks ont aidé de nombreuses organisations à accroître leurs revenus et à économiser leurs coûts. La raison est que lorsque vous avez un bon fonctionnement d’entreprise, il va améliorer votre service à la clientèle, vous fournir un meilleur retour, et augmenter les revenus de votre entreprise.

Satisfaction accrue du client

Le service informatique de votre organisation est celui qui traite de nombreuses demandes de services au quotidien. Que ce soit vos membres d’équipe ou vos clients, tout le monde dépend du service informatique.

Mais il devient long et lourd de résoudre tous les problèmes manuellement. Donc, si vous maintenez un manuel avec toutes les tâches et instructions écrites à suivre pour résoudre un problème tout en utilisant la puissance de l’automatisation, vous pouvez résoudre les problèmes plus rapidement et fournir une aide rapide. Cela contribuerait à améliorer la satisfaction des clients.

Amélioration de la productivité des employés

En utilisant un manuel, votre équipe informatique peut automatiser beaucoup de demandes de service. Cela contribuera à accroître leur productivité dans la réalisation des tâches et la résolution des problèmes. Pendant ce temps, il aide également à réduire le temps d’attente des clients.

Types de Runbooks

Les Runbooks sont de deux types – l’un est un cahier général, et l’autre est un cahier spécialisé. Une spécialité des deux types est qu’ils peuvent être manuels, automatisés ou semi-automatisés.

#1. General Runbook

En général, les manuels sont conçus pour traiter les tâches informatiques quotidiennes, et ces tâches sont généralement des tâches répétitives. Ce type de runbook est très utile pour l’organisation parce qu’il se concentre sur les tâches quotidiennes comme répondre aux tickets informatiques de bas niveau, surveiller les performances, faire des sauvegardes quotidiennes, des journaux d’audit, etc.

Lorsque les activités informatiques quotidiennes sont documentées, il aide les employés nouveaux et inexpérimentés à les exécuter avec facilité et à maintenir un flux fluide.

#2. Specialized Runbook

D’autre part, un manuel spécialisé se concentre sur les activités informatiques complexes et les demandes de services. Fondamentalement, il convient pour des événements imprévus comme les atteintes à la sécurité, les pannes d’électricité, le contrôle des dommages, l’insuffisance du système ou l’arrêt du réseau.

Des manuels spécialisés vous aident et votre équipe informatique à gérer de telles situations et à réduire les perturbations dans l’entreprise.

Quand devrais-tu utiliser un Runbook ?

Un répertoire peut être utile dans de nombreuses situations, comme:

• Lors de la résolution de problèmes informatiques complexes ou de la manipulation des demandes de service à la clientèle, les manuels sont extrêmement utiles pour divers événements de gestion des incidents.
• Lorsqu’un certain incident est documenté, il aide les autres membres à savoir comment ils peuvent résoudre le problème. Et si ce problème apparaît à nouveau, votre équipe informatique peut utiliser le manuel et résoudre le problème par elle-même sans avoir besoin de l’aide des experts.
• De l’exécution de sauvegardes quotidiennes et de l’adressage de billets de bas niveau à l’entretien régulier du serveur et l’accès au compte de mise à jour, les fichiers peuvent être utilisés à de nombreuses occasions. Pour ces tâches quotidiennes, vous pouvez créer un manuel semi-automatisé et entièrement automatisé et rationaliser les opérations quotidiennes. Ces manuels devraient être mis à jour à intervalles réguliers afin qu’ils soient utilisables pour les tâches futures et qu’ils comportent des renseignements à jour.

Éléments d’un Runbook

Un manuel ne peut être utile et pratique que lorsqu’il porte tous les éléments essentiels, y compris:

• Actionable : Un manuel devrait être facile à comprendre pour que tout le monde dans l’équipe, qu’il soit expérimenté ou nouveau, puisse les comprendre facilement. L’inclusion des étapes difficiles, des détails divers ou des termes complexes devrait être évitée.

• Exact. : Un runbook précis aidera l’utilisateur final à obtenir le résultat qu’ils désirent. Toutes les informations les plus récentes et les erreurs devraient être utilisées lors de la création car elle assurera une réponse précise aux incidents. Lorsque vous créez un répertoire, il doit être testé dans diverses circonstances et échantillonner des données pour obtenir une précision maximale.

• Accessible : Les Runbooks sont un élément essentiel de la gestion des opérations, il doit donc être facilement accessible à tous les membres de l’équipe. Non seulement il devrait être stocké dans plusieurs serveurs, mais il devrait également être placé dans un répertoire consultable. Lors de la création de registres, vous devez inclure des métadonnées pour chaque document afin que vous puissiez localiser rapidement tout incident spécifique.

• Adaptabilité : L’adaptabilité est un élément critique des manuels parce que l’écosystème informatique évolue constamment, et de nombreux facteurs changent de temps à autre. Vous devez créer un runbook de telle sorte que vous pouvez faire des changements chaque fois qu’il y a une exigence.

• Autorisation : Chaque incident ou processus informatique ne doit porter qu’un seul livre, pas plus que cela. Mais si vous créez plus d’un répertoire pour une tâche spécifique, il conduit à la confusion et crée la redondance. Une fois que vous créez un répertoire, vous devez également créer un canal de rétroaction afin que tout utilisateur puisse vous informer de toute erreur ou redondance. Comment créer un Runbook

Maintenant, vérifions comment vous pouvez créer un cahier pour votre organisation étape par étape:

#1. Planification et identification des tâches

La première chose que vous aurez à faire pour créer un runbook est de faire un plan, car vous devrez créer la base pour votre runbook.

Pendant la phase de planification, vous devez tenir compte de l’incident ou des billets que votre équipe de TI fait face, et vous pouvez les obtenir en passant par les rapports d’incident. Vous devriez vérifier correctement toutes les tâches récurrentes et les billets standard et découvrir les segments de votre infrastructure où vous pouvez mettre en œuvre le manuel.

Une fois que vous avez identifié les domaines où le manuel peut être établi, vous devrez documenter le processus et la solution optimales pour la tâche ou le problème. Vous devriez vérifier les rapports d’incident ticket solution histoire et documenter les solutions les plus efficaces.

Avant de documenter la solution, vous devriez également consulter les experts, car ils vous fourniront également toute l’apport vital concernant diverses tâches. Vous devriez envisager de documenter la meilleure solution pendant la planification parce qu’il va ensuite accélérer le processus.

#2. Ecrire le Runbook

Une fois que vous avez terminé le plan, il est temps de commencer le processus d’écriture du répertoire. Tout en créant les manuels, vous devez garder certains facteurs dans votre esprit qui assureront la création d’un cahier de conduite très efficace et précis. Voici comment faire:

• Le manuel devrait être unique et cohérent pour toutes les tâches et tous les problèmes.
• La structure doit être la même dans toutes les applications; sinon, elle peut causer des écarts.
• Utilisez le langage simple pour que chacun puisse comprendre les étapes.
• La documentation doit être simple et concise. Vous devriez éviter d’utiliser des détails inutiles.
• Vous devez documenter la solution de telle manière qu’elle soit adaptable aux changements.

En outre, vous devez également vous assurer que vous avez toutes les sections importantes incluses dans votre cahier, car il assurera une documentation appropriée. Ces sections sont les suivantes :

• Aperçu du service
• Renseignements concernant le service
• Tous les détails et les étapes nécessaires pour lancer le logiciel
• Toutes les orientations pour commencer les activités ordinaires
• Un aperçu détaillé des billets et des alertes qui sont souvent déclenchés et des instructions à suivre lorsqu’ils surviennent
• Plans de rétablissement des catastrophes
• Acceptation au niveau du service Vous devriez examiner adéquatement chaque section du répertoire pour s’assurer qu’ils sont bien disposés. De plus, vous devez vous assurer que votre répertoire devrait avoir tous les champs de données de base comme nom de tâche, détails, description, propriétaire, statut, etc.

#3. Essais et amélioration

Lorsque vous avez correctement documenté et structuré votre répertoire, il est temps de les tester et de faire tous les changements en conséquence. Vous devez constamment les tester et mettre à jour les détails en conséquence pour vous assurer qu’il offre le résultat optimal.

Vous devriez également les tester en changeant le système, car il vous donnera une idée de si votre répertoire peut être adaptable et flexible avec les changements de fonctionnement de l’informatique. En fonction des tâches et de votre exigence, vous pouvez également automatiser ou semi-automatiser et économiser du temps sur la gestion.

Runbooks vs. Playbooks

Les livres et les livres de lecture sont deux aspects cruciaux d’une entreprise, mais les gens les confondent souvent en raison de la similitude dans leurs termes.

Un playbook traite principalement des événements et des problèmes plus importants de votre entreprise, et il aide à créer des solutions prédéterminées pour résoudre ces problèmes importants. Des procédures opérationnelles standard et des réponses structurées aux flux de travail critiques et à la valeur de la marque, un manuel de lecture couvre beaucoup de tâches et d’activités importantes.

Alors qu’un runbook fait partie du workflows et les procédures, et il décrit de petites tâches et questions. Un runbook est essentiellement une petite partie de l’écosystème le plus étendu du playbook, et il en fait toujours partie. Cependant, il n’est pas nécessairement qu’un manuel de lecture inclue toujours un cahier dans sa structure.

Un répertoire est limité aux opérations informatiques, et il ne peut être utilisé dans aucun domaine. Cependant, un manuel ne se limite pas aux opérations informatiques, il est également utilisé par d’autres opérateurs d’une organisation qui comprend les ventes, les travaux à distance, l’ingénierie, le design, les RH et bien d’autres.

Les Playbooks sont utilisés pour une vaste gamme d’activités, alors que les runbooks ne sont limités qu’aux activités de gestion au sein de l’équipe informatique d’une entreprise.

Conclusion

Les Runbooks sont utiles pour de nombreuses entreprises car ils aident les équipes informatiques d’une organisation à résoudre les problèmes et à automatiser les tâches de routine, et cela aussi sans avoir besoin de la participation d’un membre supérieur. Ils sont faciles à créer, et une fois qu’un incident spécifique est documenté, tout membre peut facilement le suivre et les résoudre plus rapidement.

Cependant, pour le rendre efficace, vous devriez l’alimenter avec les instructions et les détails corrects; sinon, cela conduirait à un écart. Avec l’automatisation, les runbooks sont devenus plus efficaces et efficaces, en évitant les tâches répétitives.

Vous pouvez aussi explorer logiciel d’automatisation de tâches pour optimiser les tâches répétitives.