Les bases de données sont le cœur même de Notion: Presque tout ce que vous créez dans le service est une base de données. Parce que c’est un service de collaboration, ces bases de données peuvent être modifiées par toute personne ayant accès à l’écriture. C’est intentionnel, mais il peut aussi être frustrant.
Dites que vous avez construit la base de données parfaite pour une entrée de projet à Notion. Vous avez passé des heures à le créer pour aider vos équipes à travailler efficacement. Peut-être que cette base de données sert de bible de documentation pour le projet ou un conseil. Vous pourriez penser que le verrouillage d’une base de données empêcherait un utilisateur de faire des changements. Ce n’est pas le cas.
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Imaginez maintenant que vous avez construit le tableau parfait pour votre équipe. Cette planche est une œuvre d’art, et vous savez que le moindre changement pourrait signifier des heures de dépannage. Lorsque vous verrouillez la base de données pour cette carte, personne ne peut modifier les propriétés de la carte. Ils peuvent toujours interagir avec elle — en ajoutant de nouvelles tâches et en déplaçant des tâches — mais ils ne peuvent pas faire un seul changement dans la base de données à moins de déverrouiller la base de données.
Cette fonctionnalité devrait être considérée comme un must pour tout gestionnaire de projet qui travaille avec Notion. Vous voulez être en mesure d’empêcher les utilisateurs de faire des modifications à vos bases de données. Considérez ce flux de travail:
- Vous créez la base de données pour votre tableau.
- Vous verrouillez la base de données.
- Les utilisateurs utilisent le tableau mais ne peuvent pas modifier les propriétés de la base de données.
- Vous découvrirez une amélioration que vous pourriez faire au conseil.
- Vous déverrouiller la base de données et l’entraver lorsque personne n’utilise l’outil.
- Vous rebloquez la base de données.
- Tout le monde commence à utiliser la carte améliorée. C’est le workflow dont vous avez besoin dans Notion, mais comment le faites-vous?
Ce que vous aurez besoin de verrouiller une base de données Notion
Les seules choses dont vous aurez besoin sont compte Notion valable et une base de données à verrouiller. Cette base de données peut être sous forme de n’importe quoi dans Notion, comme un conseil, une tâche, un calendrier, une table ou une galerie. Je vais démontrer de l’application de bureau, mais les étapes sont les mêmes sur la version Web de la plateforme.
Comment verrouiller une base de données dans Notion
Connectez-vous à votre compte Notion puis localisez la base de données que vous voulez verrouiller. Dans mon exemple, je vais verrouiller la base de données pour un conseil – Par statut. Avec Notion ouvert, vous devriez voir cela listé sous Favoris ( Figure A ).
Figure A
Le Notion Favoris pane. Avec l’ouverture du tableau, vous devriez voir un bouton de menu à trois points dans le coin supérieur droit. Cliquez sur ce bouton, et à partir du menu pop-up résultant ( Figure B ), vous devriez voir l’entrée de la base de données Lock.
Figure B
Le menu Notion comprend l’entrée Lock Database. Cliquez sur Lock Database dans ce menu pour verrouiller la base de données. À ce stade, personne ne peut modifier la base de données, et seulement vous avez le pouvoir de le déverrouiller. Une fois la base de données verrouillée, vous verrez Locked indiqué en haut de la fenêtre ( Figure C ).
Figure C
Notre base de données Notion est maintenant verrouillée. Comment déverrouiller une base de données dans Notion
Déverrouillage de la base de données est tout aussi facile : Ouvrez le menu à nouveau et sélectionnez Débloquer la base de données. Rappelez-vous, seulement vous pouvez le faire, et vous ne devriez le déverrouiller que lorsque vous êtes certain que personne n’utilise la base de données. Si vous le déverrouissez au hasard, alors vous pourriez le faire à un moment où un autre utilisateur pourrait apporter des modifications aux propriétés de la base de données. Vous ne voulez pas cela, alors utilisez la fonctionnalité sagement.
Conclusion
C’est tout ce qu’il y a à verrouiller une base de données Notion et pourquoi vous voudriez utiliser la fonctionnalité. C’est un excellent moyen d’empêcher quiconque de « accidentellement » faire des changements indésirables aux fonctionnalités que vous créez dans vos espaces de travail de Notion.
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